Положение об обработке и защите персональных данных в Управлении по делам архивов Тюменской области

 

 

 

1.1.         Настоящее Положение имеет своей целью закрепление механизмов обеспечения прав субъекта на сохранение конфиденциальности информации о фактах, событиях и обстоятельствах его жизни.

1.2.         Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных (далее - Положение) определяет порядок сбора, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

         Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Законом Тюменской области от 28 декабря 2004 года N 327 «О государственной гражданской службе Тюменской области» и иными нормативно-правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации.

 

         Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

2.1.         Оператор персональных данных (далее оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных. В рамках настоящего положения оператором является - "управление по делам архивов Тюменской области";

2.2.         Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация о физическом лице.

2.3.         Субъект – субъект персональных данных.

2.4.         Работник - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с оператором.

         Гражданский служащий - гражданин Российской Федерации, взявший на себя обязательства по прохождению гражданской службы. Гражданский служащий осуществляет профессиональную служебную деятельность на должности гражданской службы в соответствии с актом о назначении на должность и со служебным контрактом и получает денежное содержание за счет средств федерального бюджета или бюджета субъекта Российской Федерации.

2.5.         Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

2.6.         Распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.

2.7.         Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.

2.8.         Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи.

2.9.         Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

 

3.1.         Общие требования при обработке персональных данных.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке персональных данных обязаны соблюдаться следующие требования:

3.1.1.           Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов РФ, содействия субъектам персональных данных в трудоустройстве, продвижении по службе, обучении, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения личной безопасности субъекта персональных данных и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества оператора.

3.1.2.           Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и/или морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.

3.1.3.           При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, нельзя основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.1.4.           Работники или их законные представители должны быть ознакомлены под расписку с документами оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов, а также их права и обязанности в этой области.

3.1.5.           Субъекты персональных данных, не являющиеся работниками, или их законные представители имеют право ознакомиться с документами оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов, а также их права и обязанности в этой области.

3.1.6.           Субъекты персональных данных не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

 

3.2.         Получение персональных данных:

3.2.1.           Все персональные данные следует получать непосредственно от субъекта персональных данных. Субъект самостоятельно принимает решение о предоставление своих персональных данных и дает письменное согласие на их обработку оператором. Форма заявления-согласия субъекта на обработку персональных данных представлена в приложении 1 к настоящему положению.

3.2.2.           В случае недееспособности либо несовершеннолетия субъекта персональных данных все персональные субъекта следует получать от его законных представителей. Законный представитель самостоятельно принимает решение о предоставлении персональных данных своего подопечного и дает письменное согласие на их обработку оператором. Форма заявления-согласия на обработку персональных данных подопечного представлена в приложении №2 к настоящему положению.

3.2.3.           Письменное согласие не требуется, если обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.

3.2.4.           Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случаях указанных в пункте 3.2.2. настоящего положения согласие может быть отозвано законным представителем субъекта персональных данных. Форма отзыва согласия на обработку персональных данных представлена в приложении 3 к настоящему положению.

3.2.5.           В случаях, когда оператор может получить необходимые персональные данные субъекта только у третьей стороны, субъект должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. В уведомлении оператор обязан сообщить о целях, способах и источниках получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и возможных последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение. Согласие оформляется в письменной форме в двух экземплярах: один из которых предоставляется субъекту, второй хранится у оператора. Форма заявления-согласия субъекта на получение его персональных данных от третьей стороны представлена в приложении 4 к настоящему положению.

3.2.6.           Запрещается получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.

3.2.7.           Запрещается получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

3.2.8.           В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации оператор вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни субъекта только с его письменного согласия.

 

3.3.          Хранение персональных данных:

3.3.1.          Хранение персональных данных субъектов осуществляется структурными подразделениями оператора в соответствии с перечнем персональных данных и перечнем ИСПДн, утвержденными у оператора.

3.3.2.          Личные дела хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела хранятся в специально отведенной секции сейфа (или металлических шкафах), обеспечивающего защиту от несанкционированного доступа.

3.3.3.          Подразделения, хранящие персональные данные на бумажных носителях, обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа и копирования согласно «Положению об особенностях обработки персональных данных. Осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденному постановлением правительства РФ 15 сентября 2008 г. N 687.

 

3.4.         Передача персональных данных:

3.4.1.          При передаче персональных данных субъекта оператор обязан соблюдать следующие требования:

-     не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия субъекта или его законного представителя, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами. Форма заявления-согласия субъекта на передачу его персональных данных третьей стороне см. в приложении №5 настоящего положения;

-     предупредить лиц, получающих персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные субъекта, обязаны соблюдать требования конфиденциальности;

-     не сообщать персональные данные субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия;

-     не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;

-     передавать персональные данные субъекта представителям субъектов в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций;

-     все сведения о передаче персональных данных субъекта регистрируются в Журнале учета передачи персональных данных в целях контроля правомерности использования данной информации лицами, ее получившими. В журнале фиксируются сведения о лице, направившим запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в их предоставлении, а также отмечается какая именно информация была передана.

3.4.2.          Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных субъекта распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

3.4.3.          Внутренний доступ (доступ внутри организации) к персональным данным субъекта. Право доступа к персональным данным субъекта имеют:

-         начальник управления по делам архивов Тюменской области;

-         заместитель начальника управления по делам архивов Тюменской области;

-        приемная;

-        сотрудники бухгалтерии;

-        главный специалист отдела комплектования и ведомственных архивов;

-           сам субъект, носитель данных.

3.4.4.          Все сотрудники, имеющие доступ к персональным данным субъектов, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

3.4.5.          К числу массовых потребителей персональных данных вне учреждения относятся государственные и негосударственные функциональные структуры: налоговые инспекции; правоохранительные органы; органы статистики; страховые агентства; военкоматы; органы социального страхования; пенсионные фонды; подразделения федеральных, республиканских и муниципальных органов управления. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.

3.4.6.          Организации, в которые субъект может осуществлять перечисления денежных средств (страховые Общества, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения) могут получить доступ к персональным данным субъекта только в случае его письменного разрешения.

 

3.5.                    Уничтожение персональных данных:

3.5.1.          Персональные данные субъектов хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.5.2.          Документы, содержащие персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном архивным законодательством Российской Федерации.

 

4.1.                    В целях обеспечения защиты персональных данных субъекты имеют право:

-        получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

-        осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

-        требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства;

-        при отказе оператора или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные субъекта - заявить в письменной форме о своем несогласии, представив соответствующее обоснование;

-        дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

-        требовать от оператора или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

-        обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие оператора или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных субъекта.

 

4.2.                    Для защиты персональных данных субъектов оператор обязан:

-        за свой счет обеспечить защиту персональных данных субъекта от неправомерного их использования или утраты в порядке, установленном законодательством РФ;

-        ознакомить работника или его представителей с настоящим положением и его правами в области защиты персональных данных под расписку;

-        по запросу ознакомить субъекта персональных данных, не являющегося работником, или в случае недееспособности либо несовершеннолетия субъекта, его законных представителей с настоящим положением и его правами в области защиты персональных данных;

-        осуществлять передачу персональных данных субъекта только в соответствии с настоящим Положением и законодательством Российской Федерации;

-        предоставлять персональные данные субъекта только уполномоченным лицам и только в той части, которая необходима им для выполнения их трудовых обязанностей в соответствии с настоящим положением и законодательством Российской Федерации;

-        обеспечить субъекту свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

-        по требованию субъекта или его законного представителя предоставить ему полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных.

 

4.3.                     Субъект персональных данных или его законный представитель обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.

 

5.1.                    Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, содержащему персональные данные, несет персональную ответственность за данное разрешение.

5.2.                    Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

 

 

 

 

 

Главный специалист отдела обеспечения сохранности, использования документов и ААТ управления по делам архивов Тюменской области

______________

 

 

 

 

Начальнику управления по делам архивов Тюменской области

А.А. Нестеров

 

 

 

         Я, ______________________________________, паспорт серии ________, номер __________, выданный _____________________________ ___________________________________ « ___ » ___________ _____ года, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие на обработку моих персональных данных управлению по делам архивов Тюменской области, расположенному по адресу г. Тюмень. ул. 8 марта, д.1, а именно: __________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться
путем: ____________________________________________________________

__________________________________________________________________
^{(Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных)}

Для обработки в целях:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

Я утверждаю, что ознакомлен с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также с моими правами и обязанностями в этой области.

Согласие вступает в силу со дня его подписания и действует в течение ______________________. Согласие может быть отозвано мною в любое время на основании моего письменного заявления.

 

 

_______________ 20__ г.                                          ____________________

 

 

 

Начальнику управления по делам архивов Тюменской области

А.А. Нестерову

 

 

         Я, ______________________________________, паспорт серии ________, номер ____________, выданный ___________________________

___________________________________ « ___ » ___________ _____ года, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие управлению по делам архивов Тюменской области,  расположенному по адресу г. Тюмень. ул. 8 марта, д.1, на обработку персональных данных моего/ей сына (дочери, подопечного):

________________________________________________________________,

 а именно:_______________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться
путем: ____________________________________________________________

__________________________________________________________________
^{(Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных)}

Для обработки в целях:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

Я утверждаю, что ознакомлен с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также с моими правами и обязанностями в этой области.

Согласие вступает в силу со дня его подписания и действует в течение ______________________. Согласие может быть отозвано мною в любое время на основании моего письменного заявления.

 

 

 

_______________ 20__ г.                                          ____________________

(подпись)

 

 

 

 

Начальнику управления по делам архивов Тюменской области

А.А. Нестерову

 

 

 

________________________________________________________

Наименование оператора

________________________________________________________

Адрес оператора

________________________________________________________

Ф.И.О. субъекта персональных данных

________________________________________________________

Адрес, где зарегистрирован субъект персональных данных

________________________________________________________

Номер основного документа, удостоверяющего его личность

________________________________________________________

Дата выдачи указанного документа

________________________________________________________

Наименование органа, выдавшего документ

 

 

 

 

Прошу Вас прекратить обработку моих персональных данных в связи с

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

_______________ 20__ г.                                          ____________________

 

 

 

 

 

 

 

 

Начальнику управления по делам архивов Тюменской области

А.А. Нестерову

 

 

                   Я, ______________________________________, паспорт серии ________, номер __________, выданный _____________________________ ___________________________________ « ___ » ___________ _____ года,

в соответствии со ст.86 Трудового Кодекса Российской Федерации _______________. даю согласие на получение моих персональных данных

^{(согласен/не согласен)}            управлением по делам архивов Тюменской области, расположенному по адресу г. Тюмень. ул. 8 марта, д.1, а именно:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться
путем: ____________________________________________________________

__________________________________________________________________
^{(Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных)}

для обработки в целях:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

у следующих лиц:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

Я также утверждаю, что ознакомлен с возможными последствиями моего отказа дать письменное согласие на их получение.

Согласие вступает в силу со дня его подписания и действует в течение ______________________. Согласие может быть отозвано мною в любое время на основании моего письменного заявления.

 

_______________ 20__ г.                                          ____________________

(подпись)

 

 

 

Начальнику управления по делам архивов Тюменской области

А.А. Нестерову

 

 

         Я, ______________________________________, паспорт серии ________, номер __________, выданный _____________________________ ___________________________________ « ___ » ___________ _____ года,

в соответствии со ст.88 Трудового Кодекса Российской Федерации _______________. даю согласие на передачу моих персональных данных

^{(согласен/не согласен)}       управлением по делам архивов Тюменской области, расположенному по адресу г. Тюмень. ул. 8 марта, д.1, а именно:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться
путем: ____________________________________________________________

__________________________________________________________________
^{(Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных)}

для обработки в целях:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

следующим лицам:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

Я также утверждаю, что ознакомлен с возможными последствиями моего отказа дать письменное согласие на их передачу.

Согласие вступает в силу со дня его подписания и действует в течение ______________________. Согласие может быть отозвано мною в любое время на основании моего письменного заявления.