План основных мероприятий управления по делам архивов ТО на февраль 2017 года

№ п/п

Наименование мероприятий

Срок исполнения

Исполнители

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

1.

Подготовка вопросов на рассмотрение коллегии

1.1.

Об основных направлениях развития архивного дела в Тюменской области в 2016 году и плане на 2017 год

февраль

Е.В.Фролова,

директора
госархивов

1.2.

Об итогах паспортизации архивных учреждений Тюменской области за 2016 год

февраль

И.Н.Дроздова,

директора
госархивов

1.3.

О работе архивных учреждений области по формированию Архивного фонда Российской Федерации

февраль

Т.Н.Хоменко

1.4.

Комплектование государственных и муниципальных архивов отраслевой специальной документацией

февраль

Т.Н.Хоменко

1.5.

О награждении

февраль

Е.А.Кинчина

2.

Организационные мероприятия

2.1.

Обеспечить подготовку нормативных правовых и правовых актов Управления

в течение года

Е.В.Фролова

2.2.

Обеспечить выполнение государственного задания

в течение года

госархивы

2.3.

Подготовить и провести заседание областной межведомственной комиссии по рассекречиванию документов

февраль

Е.В.Фролова,

Е.И.Долгушина

2.4.

Проанализировать годовые отчеты и планы курируемых архивных отделов, дать по ним заключения

январь-

февраль

Отделы Управления

2.5.

Организовать издание информационного бюллетеня № 23 и подготовку материалов для бюллетеня № 24, материалов для информационного бюллетеня НМС архивных учреждений УФО

в течение года

И.Н.Дроздова,

А.М.Сыромятникова

2.6.

Обеспечить методическую и практическую помощь, проводить ежемесячное консультирование сотрудников госархивов на их рабочих местах

в течение года

начальники отделов управления

2.7.

Обеспечить проведение заседаний коллегии управления

в течение года

Е.А.Кинчина

3.

Комплектование архивов, формирование архивных фондов Тюменской области

3.1.

Провести заседание ЭПК, оформить протоколы и документы к нему

28.02

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

3.2.

Рассмотреть на заседании ЭПК управления предложения муниципальных и государственных архивов об изменении списков источников комплектования, списков владельцев личных фондов

ежемесячно

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

3.3.

Проанализировать наличие в источниках комплектования дел, хранящихся сверх установленного срока, направить в архивные учреждения письма

январь,

февраль

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

3.4.

Организовать работу архивных учреждений области:

-по упорядочению и описанию документов АФ РФ по 2013 год включительно;

-по пересмотру номенклатур дел организаций – источников комплектования, согласованных ЭПК ранее 2012 года

в течение года

отдел комплектования и ведомственных архивов

3.5.

Обеспечить рассмотрение поступающих в ЭПК номенклатур дел, описей дел, инструкций по делопроизводству

в течение месяца со дня поступления

отдел комплектования и ведомственных архивов

3.6.

Пересмотр номенклатур дел исполнительных органов государственной власти Тюменской области

в течение месяца со дня поступления

отдел комплектования и ведомственных архивов

3.7.

Оказание методической помощи организациям - источникам комплектования архивных фондов Тюменской области по вопросам комплектования архивных документов

в течение года

отдел комплектования и ведомственных архивов

3.8.

Оказание методической помощи государственным и муниципальным архивам по вопросам формирования архивных фондов Тюменской области

в течение года

отдел комплектования и ведомственных архивов

4.

Обеспечение сохранности и учет архивных документов

4.1.

Обеспечить сохранность документов Архивного фонда РФ, хранящихся в архивных учреждениях области и в ведомственных архивах

в течение года

руководители
архивных органов, учреждений

4.2.

Внести изменения в карточки фондового каталога по госархивам

февраль

И.Н.Дроздова

5.

Использование документов и создание ИПС

5.1

Организовать исполнение обращений граждан и организаций

в течение года

И.Н.Дроздова,

А.В.Русакова

5.2

Подготовить квартальные информации и статистические данные в Аппарат Губернатора Тюменской области по работе с обращениями граждан

в течение года

И.Н.Дроздова,

А.В.Русакова

5.3.

Продолжить работу по наполнению информацией официального портала органов государственной власти Тюменской области, сайта государственной архивной службы области

в течение года

М.Э.Минина,

И.Н.Дроздова,

А.М.Сыромятникова,

директора госархивов

5.4.

Осуществление контроля за порядком создания, учета, хранения и использования резервных и архивных копий массивов данных

5.5.

Осуществление контроля за развитием АИС –Архив в государственных архивах Тюменской области

ежемесячно

М.Э.Минина

5.6.

Наполнение и работа с единой системой электронного документооборота ДИРЕКТУМ

ежемесячно

М.Э.Минина

5.7.

Оказание методической помощи специалистам государственных и муниципальных архивных органов и учреждений по работе с ПК АФ

ежемесячно

М.Э.Минина

5.8

Выполнение работ по защите информации в Управлении

постоянно

М.Э.Минина

5.9.

Внесение изменений в документы по информационным системам персональных данных Управления

постоянно

М.Э.Минина

6.

Контроль за состоянием архивов и делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях

6.1.

Оказать помощь органам исполнительной власти области, местного самоуправления в разработке инструкций по делопроизводству

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

6.2.

Организовать работу архивных учреждений области по пересмотру в организациях-источниках инструкций по делопроизводству, согласованных с ЭПК ранее 2013 года

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

6.3.

Провести научно-техническую обработку документов постоянного хранения и по личному составу управления за 2016 год, списание документов с истекшими сроками хранения

1 квартал

Кинчина Е.А.

7.

Государственные закупки

7.1.

Поддерживать план- график закупок на текущий финансовый год в актуальном состоянии

в течение года

А.М.Сыромятникова

7.2.

Обеспечить подготовку документов для проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок цен по закупкам товаров, услуг и работ для нужд управления

в течение года

А.М.Сыромятникова

7.3.

Обеспечить ведение реестра контрактов на Официальном общероссийском сайте, внесение сведений о заключенных госконтрактах, и завершении гонтрактов;

в течение года

А.М.Сыромятникова