План основных мероприятий Управления по делам архивов Тюменской области за ноябрь 2019 года

№ п/п

Наименование мероприятий

Срок исполнения

Исполнители

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

1

Организационные мероприятия

1.1

Обеспечение подготовки нормативных и ненормативных правовых актов Управления

в течение года

Е.В.Фролова

1.2

Обеспечение выполнения государственного задания

в течение года

госархивы

1.3

Обеспечение подготовки госзадания госархивам

ноябрь,

декабрь

Е.В.Фролова

1.4

Проведение пресс-конференции

начальника управления

ноябрь

А.А.Нестеров,

И.Н.Дроздова,

директора ГА

1.5

Организация подготовки материалов для бюллетеня № 25, материалов для информационного бюллетеня НМС архивных учреждений УФО

в течение года

И.Н.Дроздова,

А.М.Сыромятникова

1.6

Организация проведения учебы для сотрудников МФЦ, ответственных за прием заявлений для исполнения социально-правовых запросов

По согласованию с МФЦ

Е.И.Долгушина

1.7

Обеспечение методической и практической помощи, проведение ежемесячного консультирования сотрудников госархивов на их рабочих местах

в течение года

начальники отделов управления

1.8

Участие в заседаниях Координационного совета по патриотическому воспитанию молодежи

в течение года

И.Н.Дроздова

1.9

Обеспечение координации деятельности государственных архивов по гражданской обороне

в течение года

И.Н.Дроздова

1.10

Обеспечить работу с обращениями

в рамках программы

«ИНЦИДЕНТ»

в течение года

И.Н.Дроздова

1.11

Обеспечить ведение страниц

Управления в социальных сетях «Одноклассники», «В контакте»

в течение года

И.Н.Дроздова

1.12

Обеспечить «выгрузку» данных «Результаты рассмотрения обращений» на информационный ресурс ССТУ.РФ

ежемесячно

А.В.Русакова

2.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

2.1

Принятие мер по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждению, предотвращению возможного причинения вреда особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации, а также мер по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности

В течение года

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

2.2

Подготовка проектов писем органам местного самоуправления о выполнении предписаний

В течение года

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

2.3

Рассмотрение информаций органов местного самоуправления о выполнении предписаний Управления

В течение года
 

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

2.4

Проведение семинаров по профилактике нарушений архивного законодательства

В течение года

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

3.

Комплектование архивов,

формирование архивных

фондов Тюменской области

3.1

Проведение заседания ЭПК, оформление протокола и документов к нему

29.11

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

3.2

Рассмотрение на заседании ЭПК управления предложений муниципальных и государственных архивов об изменении списков источников комплектования, списков владельцев личных фондов

ежемесячно

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

3.3

Организация работы архивных учреждений области:

-по упорядочению и описанию документов АФ РФ по 2015 год включительно;

- по упорядочению документов по личному составу организаций - источников комплектования муниципальных архивных учреждений области по 2015 год включительно;

-по пересмотру номенклатур дел организаций – источников комплектования, согласованных ЭПК ранее 2014 года

в течение года

отдел

комплектования и

ведомственных

архивов

3.4

Обеспечение рассмотрения поступающих в ЭПК номенклатур дел, описей дел, инструкций по делопроизводству

в течение месяца со дня поступления

отдел

комплектования и

ведомственных

архивов

3.5

Оказание методической помощи государственным и муниципальным архивам по вопросам формирования архивных фондов Тюменской области

в течение года

отдел

комплектования и

ведомственных

архивов

4

Обеспечение сохранности и учет архивных документов

4.1

Организация работы по включению уникальных документов в реестр Тюменской области

в течение года

И.Н.Дроздова

4.2

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, хранящихся в архивных учреждениях области и в архивах организаций

в течение года

руководители

архивных органов, учреждений

4.3

Проведение заседания комиссии по подведению итогов проверки наличия и состояния документов

4 кв.

И.Н.Дроздова

5

Использование документов и создание ИПС

5.1

Организация исполнения обращений граждан и организаций

в течение года

И.Н.Дроздова,

А.В.Русакова,

И.А.Морева

5.2

Обеспечение подготовки квартальных информаций и статистических данных в Аппарат Губернатора Тюменской области по работе с обращениями граждан

в течение

года

И.Н.Дроздова,

А.В.Русакова,

И.А.Морева

5.3

Обеспечение работ по наполнению информацией официального портала органов государственной власти Тюменской области, сайта государственной архивной службы области

в течение

года

О.А.Хитрова,

И.Н.Дроздова,

А.М.Сыромятникова,

директора госархивов

5.4

Осуществление контроля за порядком создания, учета, хранения и использования резервных и архивных копий массивов данных

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.5

Осуществление контроля за развитием АИС –Архив в государственных архивах Тюменской области

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.6

Наполнение и работа с единой системой электронного документооборота ДИРЕКТУМ

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.7

Оказание методической помощи специалистам государственных и муниципальных архивных органов и учреждений по работе с ПК АФ

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.8

Выполнение работ по защите информации в Управлении

постоянно

О.А.Хитрова

5.9

Внесение изменений в документы по информационным системам персональных данных Управления

постоянно

О.А.Хитрова

6

Контроль за состоянием архивов и делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях

6.1

Оказание помощи исполнительным органам государственной власти, органам местного самоуправления в разработке инструкций по делопроизводству

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

6.2

Организация работы архивных учреждений области по пересмотру в организациях — источниках комплектования инструкций по делопроизводству, согласованных с ЭПК ранее 2014 года

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

6.3

Проведение видеоконференций для ответственных за ведение делопроизводства в органах местного самоуправления по вопросам оформления документов, составлению описей дел

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

7

Разработка методических

пособий

7.1

Внесение изменений в административные регламенты управления

в течение года

Е.В.Фролова

7.2

Разработка примерной инструкции по делопроизводству в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов области

2-4 квартал

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

7.3

Подготовить памятку для сотрудников Управления по организации работы с обращениями граждан

в течение года

И.А.Морева

А.В.Русакова

7.4

Подготовить памятку «Работа в программном комплексе «Архивный фонд 5»

в течение года

О.А.Хитрова

7.5

Подготовить памятку «Схема и особенности взаимодействия Управления по делам архивов ТО и госархивов Тюменской области в рамках рассмотрения обращений, поступивших в госархивы из Управления по ССТУ.РФ»

в течение года

А.В.Русакова

8

Государственные закупки

8.1

Поддержание плана- графика закупок на текущий финансовый год в актуальном состоянии

в течение года

А.М.Сыромятникова

8.2

Обеспечение подготовки документов для проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок цен по закупкам товаров, услуг и работ для нужд Управления

в течение года

А.М.Сыромятникова

8.3

Обеспечение ведения реестра контрактов на Официальном общероссийском сайте, внесение сведений о заключенных госконтрактах, и завершении госконтрактов

в течение года

А.М.Сыромятникова

8.4

Осуществление контроля за выполнением календарных планов выполнения государственных контрактов

в течение года

А.М.Сыромятникова