План основных мероприятий управления по делам архивов Тюменской области на октябрь 2020 года

№ п/п

Наименование мероприятий

Срок исполнения

Исполнители

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

1

Организационные мероприятия

1.1

Обеспечение подготовки нормативных и ненормативных правовых актов Управления

в течение года

Е.В.Фролова

1.2

Обеспечение выполнения государственного задания

в течение года

госархивы

1.3

Участие в межрегиональной выставке, посвященной окончанию гражданской войны 1920 г. (г.Екатеринбург)

октябрь,

ноябрь

А.А.Нестеров,

директора госархивов

1.4

Подготовка материалов на заседание НМС, совещания, семинары УФО

в течение года

Е.В.Фролова,

директора госархивов

1.5

Организация подготовки материалов для бюллетеня № 27, материалов для информационного бюллетеня НМС архивных учреждений УФО

в течение года

И.Н.Дроздова,

А.М.Сыромятникова

1.6

Организация проведения учебы для сотрудников МФЦ, ответственных за прием заявлений для исполнения социально-правовых запросов

По согласованию с МФЦ

Е.И.Долгушина

1.7

Обеспечение методической и практической помощи, проведение ежемесячного консультирования сотрудников госархивов на их рабочих местах

в течение года

начальники отделов управления

1.8

Обеспечение проведения заседаний коллегии управления

в течение года

И.А.Морева

1.9

Участие в заседаниях Координационного совета по патриотическому воспитанию молодежи

в течение года

И.Н.Дроздова

1.10

Обеспечение координации деятельности государственных архивов по гражданской обороне

в течение года

И.Н.Дроздова

1.11

Обеспечить «выгрузку» данных «Результаты рассмотрения обращений» на информационный ресурс ССТУ.РФ

ежемесячно

А.В.Русакова

1.12

Обеспечить работу с обращениями

в рамках программы

«ИНЦИДЕНТ»

в течение года

И.Н.Дроздова

1.13

Обеспечить ведение страниц

Управления в социальных сетях «Одноклассники», «В контакте»

в течение года

И.Н.Дроздова

2.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

2.1

Принятие мер по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждению, предотвращению возможного причинения вреда особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации, а также мер по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности

В течение года

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

2.2

Подготовка проектов писем органам местного самоуправления о выполнении предписаний

В течение года

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

2.3

Рассмотрение информаций органов местного самоуправления о выполнении предписаний Управления

В течение года

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

2.4

Проведение семинаров по профилактике нарушений архивного законодательства

В течение года

И.Н.Дроздова,

Т.Н.Хоменко

3.

Комплектование архивов,

формирование архивных

фондов Тюменской области

3.1

Проведение заседание ЭПК, оформление протоколов и документов к ним

30.10

Т.Н.Хоменко

М.Э.Минина

3.2

Рассмотрение на заседании ЭПК управления предложений муниципальных и государственных архивов об изменении списков источников комплектования, списков владельцев личных фондов

ежемесячно

Т.Н.Хоменко

М.Э.Минина

3.3

Организация работы архивных учреждений области:

-по упорядочению и описанию документов АФ РФ по 2016 год включительно;

- по упорядочению документов по личному составу организаций - источников комплектования муниципальных архивных учреждений области по 2016 год включительно;

-по пересмотру номенклатур дел организаций – источников комплектования, согласованных ЭПК ранее 2015 года

в течение года

отдел

комплектования и

ведомственных

архивов

3.4

Обеспечение рассмотрения поступающих в ЭПК номенклатур дел, описей дел, инструкций по делопроизводству

в течение месяца со дня поступления

отдел

комплектования и

ведомственных

архивов

3.5

Оказание методической помощи государственным и муниципальным архивам по вопросам формирования архивных фондов Тюменской области

в течение года

отдел

комплектования и

ведомственных

архивов

4

Обеспечение сохранности и учет архивных документов

4.1

Организация работы по включению уникальных документов в реестр Тюменской области

в течение года

И.Н.Дроздова

4.2

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, хранящихся в архивных учреждениях области и в архивах организаций

в течение года

руководители

архивных органов, учреждений

4.3

Проведение заседания комиссии по подведению итогов проверки наличия и состояния документов

4 кв.

И.Н.Дроздова

5

Использование документов и создание ИПС

5.1

Организация исполнения обращений граждан и организаций

в течение года

И.Н.Дроздова,

А.В.Русакова,

И.А.Морева

5.2

Обеспечение подготовки квартальных информаций и статистических данных в Аппарат Губернатора Тюменской области по работе с обращениями граждан

в течение

года

И.Н.Дроздова,

А.В.Русакова,

И.А.Морева

5.3

Обеспечение работ по наполнению информацией официального портала органов государственной власти Тюменской области, сайта государственной архивной службы области

в течение

года

О.А.Хитрова,

И.Н.Дроздова,

А.М.Сыромятникова,

директора госархивов

5.4

Осуществление контроля за порядком создания, учета, хранения и использования резервных и архивных копий массивов данных

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.5

Осуществление контроля за развитием АИС –Архив в государственных архивах Тюменской области

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.6

Наполнение и работа с единой системой электронного документооборота ДИРЕКТУМ

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.7

Оказание методической помощи специалистам государственных и муниципальных архивных органов и учреждений по работе с ПК АФ

ежемесячно

О.А.Хитрова

5.8

Выполнение работ по защите информации в Управлении

постоянно

О.А.Хитрова

5.9

Внесение изменений в документы по информационным системам персональных данных Управления

постоянно

О.А.Хитрова

6

Контроль за состоянием архивов и делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях

6.1

Оказание помощи исполнительным органам государственной власти, органам местного самоуправления в разработке инструкций по делопроизводству

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

6.2

Организация работы архивных учреждений области по пересмотру в организациях — источниках комплектования инструкций по делопроизводству, согласованных с ЭПК ранее 2015 года

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.Ташбулатова

6.3

Проведение видеоконференций для ответственных за ведение делопроизводства в органах местного самоуправления по вопросам оформления документов, составлению описей дел

в течение года

Т.Н.Хоменко

7

Разработка методических

пособий

7.1

Внесение изменений в административные регламенты управления

в течение года

Е.В.Фролова,

7.2

Разработка примерной инструкции по делопроизводству органах местного самоуправления Тюменской области

После утверждения НПА Росархива

Т.Н.Хоменко

7.3

Разработка примерной номенклатуры МУ «Детско-юношеская спортивная школа»

в течение года

Т.Н.Хоменко

В.И.ташбулатова

7.4

Подготовка методических рекомендаций по созданию фонда пользования на архивные документы

в течение года

И.Н.Дроздова

8

Государственные закупки

8.1

Поддержание плана- графика закупок на текущий финансовый год в актуальном состоянии

в течение года

А.М.Сыромятникова

8.2

Обеспечение подготовки документов для проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок цен по закупкам товаров, услуг и работ для нужд Управления

в течение года

А.М.Сыромятникова

8.3

Обеспечение ведения реестра контрактов на Официальном общероссийском сайте, внесение сведений о заключенных госконтрактах, и завершении госконтрактов

в течение года

А.М.Сыромятникова

8.4

Осуществление контроля за выполнением календарных планов выполнения государственных контрактов

в течение года

А.М.Сыромятникова