13.10.2010.
Работы отдела проведена в соответствии с планом работы Управления по делам архивов.
Предыдущее изучение вопросов обеспечения сохранности, использования документов архивных фондов архивного отдела Бердюжский района проводилась 17.07.2008 г.
1. Организационная работа
Архивный отдел действует на основании Положения, утвержденного распоряжением главы администрации муниципального района № 290 от 05.05.2006. В Положении прописано взаимодействие с Управлением по делам архивов Тюменской области. Для заведующей отделом и специалиста разработаны должностные инструкции (утверждены 09.11.2007). В 2009 году в должностные инструкции внесены дополнения по вопросам борьбы с коррупцией.
В 2010 году, администрацией района, приняты распорядительные документы, касающиеся деятельности архивного сектора: «О мерах по организации действий по предупреждению и ликвидации ЧС в архивном отделе администрации Бердюжского муниципального района» и «О документах по личному составу исполнительных органов власти района». Заведующая отделом принимает участие в совещаниях муниципальных служащих у главы администрации района.
Систематическая отчетность отдела перед администрацией не установлена, запрашиваются данные только о количестве исполненных запросов.
Работа отдела строится на основании годового и квартальных планов. Основные плановые показатели выполняются.
Осуществляется контроль за исполнением приказов и указаний Управления.
Учет труда сотрудников ведется в дневниках произвольной формы.
Методические рекомендации Управления по делам архивов регистрируются в журнале, каталог не создан.
2. Обеспечение сохранности документов
Архивный сектор расположен на первом этаже кирпичного административного здания и занимает четыре помещения, три из которых выделены под хранилища.
Рабочий кабинет площадью - 25 м2. Площадь хранилищ документов постоянного срока хранения (№1) – 25 м2, документов по личному составу по - 14 м2. соответственно. Во всех помещениях на окнах установлены распашные металлические решетки.
В хранилищах:
Электропроводка скрытая, заглушки на розетках не установлены.
Входные двери деревянные, обшиты металлическими листами, в нерабочее время помещения опечатываются.
Охранно-пожарная сигнализация имеется. ОПС выведена на пульт вневедомственной охраны. Хранилища оснащены порошковыми огнетушителями, рабочий кабинет – углекислотным. Срок хранения на порошковые огнетушители соответствует требованиям. В помещениях архива имеются таблички «Ответственный за пожарную охрану».
В одном из помещений хранилищ находится неиспользуемый шкаф и один стеллаж с полками ДСП без огнезащитной пропитки, что противоречит правилам пожарной безопасности.
В архивном отделе разработан план действий на случай ГО и ЧС . Специальными наклейками-указателями отмечены фонды, подлежащие первоочередной эвакуации при ЧС.
Хранилища оборудованы металлическими стеллажами и металлическими шкафами для хранения каталогов.
Постеллажные указатели отсутствуют в связи с ведением картонирования. По его завершению указатели необходимо составить.
В хранилищах и рабочем кабинете поддерживается чистота и порядок, ежедневно проводится влажная уборка, ежеквартально проводится обеспыливание.
Отопление центральное. На батареях имеются вентили для регулировки температурного режима.
Осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом, на момент проверки t +20, 21 градусов С, влажность – 48%.
Заведены тетради учета температурного и влажностного режимов. Замеры проводятся два раза в неделю, но при этом не регистрируются показатели температуры наружного воздуха. Исходя из показаний термометра и гигрометра, занесенных в тетради учета, можно сделать вывод, что бывают нарушения температурно-влажностного режима.
В отделе проведено практически 100% картонирование дел. Прием документов ликвидированных организаций ведется только в коробах.
Световой режим соответствует норме. Но на окнах для затемнения используются обои, что противоречит правилам пожарной безопасности. Электроосвещение в рабочем кабинете - люстра с плафонами, требующая замены, в хранилищах – лампы в закрытых плафонах.
Хранение фото и видеодокументов организовано в соответствии с правилами.
Общая загруженность хранилищ составляет примерно 70%.
Результаты проверки наличия и состояния документов утверждены 24.06.2010. Недостачи документов не обнаружено.
Проведен анализ физического состояния дел, результаты внесены в базу данных «АФ». Но не составлен перспективный план работы по улучшению физического состояния дел.
Осуществляется работа по выявлению и восстановлению затухающих текстов, ее учет ведется в соответствии с методическими рекомендациями.
Заведены и в рабочем порядке заполняются: «Книга учета работы по восстановлению затухающих текстов» и «Книга учета поступлений копий».
3. Учет фондов и документов
В секторе по делам архивов ведутся и своевременно заполняются все основные учетные документы: список фондов, карточки, листы фондов, дела фондов, три экземпляра описей, книга учета поступлений документов, книга выдачи дел из хранилища, БД «Архивный фонд». Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с требованиями.
Составляются итоговые записи к описям.
Учет фото и видеодокументов ведется в соответствии с требованиями.
Вместе с тем, в ходе проверки выявлено, что в списке фондов в названии фонда не всегда указываются крайние даты деятельности фондообразователей и их подчиненность, кроме того в списке фонда и реестре описей итоговые записи составляются по старой форме.
Дела во временное пользование из архивохранилища не выдаются.
4. Научно-справочный аппарат к документам архива
Состояние НСА отражено в БД «Архивный фонд», в частности наличие НСА к описям, но анализ незавершен, отсутствует перспективный план по созданию и совершенствованию НСА.
Реестр описей ведется, номера по реестру на описях проставляются.
Имеется БД «Картотека распорядительных документов», в которую заносятся все распоряжения и постановления администрации района.
Все принятые на хранение фотодокументы занесены, как в традиционный (на бумажной основе), так и электронный каталоги.
Имеется каталог к фондам личного происхождения. Заполняется журнал обращений к каталогам.
5. Комплектование. Организационно-методическое руководство архивами учреждений
В 2010 году пересмотрен и одобрен ЭПК управления по делам архивов список источников комплектования, в который включено 32 организации. По сравнению с предыдущим списком увеличение - 3 единицы.
График приема дел, утверждения описей, согласования номенклатур дел составляется ежегодно, его выполнение контролируется. Во всех организациях списка №1 имеются согласованные номенклатуры (100%). Процент упорядочения составляет - 97%.
Прием документов от организаций ведется полным комплексом, но в 2010 году при приеме выявлены утраты дел в районной администрации и колхозе им. Калинина. На учете стоит 16 дел недовезенных ранее, работа по их розыску проводится.
При контрольной проверке качества НТО принятых на хранение дел замечаний нет. Проверялся фонд: № 111 – опись №1 «Дума Бердюжского района». Качество НТО дел, принятых на хранение – удовлетворительное.
Архив комплектуется фото и видеодокументами (в том числе электронными) в плановом порядке. Прием видеодокументов на хранение начат в 2009 году.
Ранее утвержденный список владельцев документов личного происхождения на 2010 год отработан и готовится новый на 2011 год.
В работе с организациями применяются традиционные формы: проведение семинаров, проверок, индивидуальных консультаций, оказание методической и практической помощи.
В 2008 году с участием архивного отдела был проведен смотр-конкурс в структурных подразделениях администрации района. Начальник отдела принимала участие в проведении учебы специалистов администрации района и в семинаре-практикуме с руководителями, заместителями директоров школ по УВР.
На 01.01.2010. г. согласовано 17 из 29 инструкций по делопроизводству организаций источников комплектования. Учет согласованных инструкций осуществляется в электронной версии.
В архиве не ведется БД «Источники комплектования». Карточки учета работы с ведомственными архивами имеются.
Сектор самостоятельно рассматривает и согласовывает описи документов по личному составу. Ведение данной работы отражается в «Книге учета согласования описей». Ведется работа и с организациями не источниками комплектования, в отделе имеются согласованные описи дел по личному составу практически всех организаций района, но данная работа не находит своего отображения в журнале.
6. Использование документов
Документы районного архива используются при подготовке выставок, экскурсий, написании статей в районную прессу, при исполнении тематических и социально-правовых запросов учреждений и граждан.
За 2009 г. подготовлена 1 инициативная информация, опубликовано 6 статей, проведено 2 школьных урока. В архиве работало 3 пользователя. При обращении в архив за информацией они заполняют «Анкету пользователя». Работа по использованию документов не учитывается.
Уголок для посетителей отсутствует (Информационный стенд, стол)
Социально-правовые запросы граждан исполняются в установленные сроки ( до 2-х недель), на 13.10.2010 поступило 585 запросов. Регистрация запросов ведется в БД. Подробно заполняется «Журнал учета приема граждан».
7. Собственное делопроизводство и кадры сектора
Инструкция по делопроизводству архивного отдела согласована с ЭПК 30.01.2008., протокол № 1а, номенклатура дел отдела - 31.03.2008., протокол №3.
Журнал регистрации входящих и исходящих документов ведется в установленном порядке.
Сотрудники отдела активно участвуют во всех обучающих семинарах, проводимых в рамках архивной службы области. Ведется подписка на ведомственные журналы.
В целом, сотрудники отдела справляются с планом развития архивного дела в районе.
Для совершенствования работы сектора по архивным делам:
1. Просить администрацию района:
- о содействии в размещении информационного стенда и стола для посетителей (уголок посетителя);
- о замене люстры ( на соответствующую требованиям) в рабочем кабинете.
- о замене обоев на окнах, используемых для затемнения, на светонепроницаемую пленку.
2.Разработать каталог на методические пособия.
3. Регистрировать в журнале температуру уличного воздуха, а так же отражать меры, принятые для нормализации температурно-влажностного режима.
4. Разработать топографические постеллажные указатели.
5. Составить перспективный план работы по улучшению физического состояния дел, хранящихся в архивном отделе.
6. Оформить разделы фотокаталога.
7. Завершить анализ состояния НСА к описям, составить перспективный план работы по совершенствованию НСА.
8. Регулярно заполнять БД «Источники комплектования».
Главный специалист отдела обеспечения
сохранности, использования документов и ААТ И.Н. Дроздова
Со справкой ознакомлены:
Управляющая делами администрации
Бердюжского муниципального района Н.М. Уколова
Начальник архивного сектора
администрации Бердюжского
муниципального района Е.А. Горбунова